W jaki sposób prawidłowo zaplanować niszczenie dokumentów w firmie?

Każda firma generuje ogromne ilości dokumentów, które z czasem stają się zbędne. Aby zachować zgodność z przepisami oraz zadbać o bezpieczeństwo danych, należy odpowiednio zaplanować proces niszczenia dokumentów. Jak zrobić to skutecznie? Oto kluczowe kroki, które pomogą w uporządkowanym i bezpiecznym zarządzaniu dokumentacją.

Określenie kategorii dokumentów i ich okresu przechowywania

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie rodzajów dokumentów w firmie oraz określenie, jak długo powinny być przechowywane. Warto wziąć pod uwagę regulacje prawne, takie jak:

• RODO - dokumenty zawierające dane osobowe powinny być przetwarzane i usuwane zgodnie z przepisami o ochronie danych.
• Kodeks pracy – dokumentacja pracownicza ma określone okresy przechowywania, np. akta osobowe przez 10 lat.
• Przepisy podatkowe – faktury i dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat.

Regularna analiza i klasyfikacja dokumentów pomoże uniknąć przechowywania zbędnych danych i usprawni proces ich niszczenia.

Opracowanie polityki niszczenia dokumentów

Firmy powinny wdrożyć wewnętrzną politykę niszczenia dokumentów. Powinna ona zawierać:

• Procedury niszczenia dokumentów papierowych i elektronicznych.
• Okresy przechowywania dla różnych typów dokumentacji.
• Uprawnienia pracowników do przetwarzania i niszczenia dokumentów.
• Środki bezpieczeństwa zapewniające ochronę danych do momentu ich trwałego usunięcia.

Dokument ten warto udostępnić wszystkim pracownikom, aby zwiększyć świadomość i poprawić organizację procesu.

Wybór odpowiedniej metody niszczenia dokumentów

Metoda niszczenia dokumentów powinna być dostosowana do ich charakteru i poziomu poufności. Wśród popularnych metod znajdują się:

• Skorzystanie z firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentów – profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów dysponują specjalistycznym sprzętem zgodnym z normami DIN 66399, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dodatkowo, takie firmy często wystawiają certyfikat zniszczenia, który stanowi dowód na prawidłową utylizację poufnych danych.
• Niszczenie cyfrowe - usuwanie plików z dysków twardych, serwerów i innych nośników za pomocą specjalistycznych programów lub fizycznego zniszczenia nośników. Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów często oferują również bezpieczne niszczenie nośników danych, co gwarantuje ich całkowitą i nieodwracalną utylizację.
• Archiwizacja - zamiast niszczyć dokumenty, można je zarchiwizować i przechowywać w bezpiecznych firmach.

Regularność i kontrola procesu

Skuteczne niszczenie dokumentów powinno odbywać się w sposób regularny, a nie okazjonalnie. Można ustalić harmonogram, np.:

• Niszczenie bieżących dokumentów raz w tygodniu. Korzystając z zlecenia cyklicznego.
• Niszczenie archiwalnych dokumentów po upływie określonego terminu przechowywania.

Warto również prowadzić dokumentację procesu niszczenia, zwłaszcza w przypadku dokumentów objętych przepisami prawnymi. Może to obejmować protokoły zniszczenia lub potwierdzenia odbioru od firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem.

Szkolenie pracowników

Pracownicy są kluczowym elementem w procesie zarządzania dokumentacją. Należy ich regularnie szkolić w zakresie:

• Ochrony danych i konsekwencji nieprawidłowego przetwarzania informacji.
• Prawidłowego stosowania procedur niszczenia dokumentów.
• Korzystania z narzędzi i systemów do zarządzania dokumentacją.

Świadomość pracowników zmniejsza ryzyko błędów i naruszeń bezpieczeństwa.