Jakie są najczęstsze mity na temat bezpiecznego niszczenia dokumentów?
Wielu przedsiębiorców nadal traktuje niszczenie dokumentów jako drugorzędną sprawę – coś, co można zrobić „przy okazji” lub odłożyć na później. Tymczasem właśnie w tym obszarze najczęściej dochodzi do poważnych błędów, które mogą kosztować firmę nie tylko pieniądze, ale i zaufanie klientów.
Mity na temat niszczenia i archiwizacji dokumentów wciąż mają się dobrze, mimo rosnącej liczby regulacji i coraz częstszych przypadków wycieków danych. W tym artykule rozprawiamy się z najczęstszymi nieporozumieniami i pokazujemy, dlaczego warto postawić na bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i profesjonalizm – czyli dokładnie to, co oferuje FMJ.
Mit 1: „Wystarczy podrzeć dokumenty ręcznie”
Fakty:
Ręczne niszczenie dokumentów lub korzystanie z biurowych niszczarek to rozwiązania tymczasowe i nieefektywne. Nie gwarantują one pełnego bezpieczeństwa danych, a odpady można łatwo odczytać i odzyskać.
Dlaczego warto skorzystać z profesjonalnego niszczenia dokumentów?
- Niszczenie zgodne z normami DIN oraz RODO
- Możliwość otrzymania certyfikatu zniszczenia dokumentów
- Możliwość nagrania całego procesu dla celów dowodowych
Mit 2: „Nie muszę niszczyć starych dokumentów – przecież nikt ich nie potrzebuje”
Fakty:
Każdy dokument zawierający dane osobowe, finansowe lub firmowe może stanowić źródło ryzyka. Przechowywanie niepotrzebnych danych to nie tylko strata miejsca, ale i ryzyko wycieku informacji.
Korzyści z archiwizacji i regularnego brakowania dokumentów:
- Zgodność z przepisami (RODO, obowiązek retencji danych)
- Zmniejszenie kosztów przechowywania
- Ułatwienie zarządzania dokumentacją
Mit 3: „Taka usługa musi być droga”
Fakty:
W rzeczywistości, firmy mogą zaoszczędzić nawet do 30% kosztów dzięki outsourcingowi procesu niszczenia i archiwizacji dokumentów. Samodzielne zarządzanie tym obszarem wiąże się z czasem pracy pracowników, kosztami sprzętu i ryzykiem błędów.
Dlaczego outsourcing się opłaca?
- ✅ Oszczędność czasu pracowników
- ✅ Redukcja kosztów związanych z przechowywaniem i sprzętem
- ✅ Brak ryzyka kar za nieprzestrzeganie przepisów
Mit 4: „To dotyczy tylko dużych firm”
Fakty:
Zgodność z przepisami oraz obowiązek ochrony danych osobowych dotyczą każdego przedsiębiorstwa i instytucji, niezależnie od wielkości.
Dla kogo są nasze usługi?
- Małe i średnie firmy
- Duże korporacje
- Urzędy i instytucje publiczne
Podsumowanie
W świecie, gdzie dane są najcenniejszym zasobem firmy, warto unikać działań opartych na mitach i postawić na profesjonalne niszczenie dokumentów oraz efektywną archiwizację dokumentów. To nie tylko ochrona danych osobowych, ale także oszczędność czasu, pieniędzy i zgodność z przepisami.
✅ Nie ryzykuj – chroń swoją firmę i reputację już dziś.
📞 Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach → Kontakt