Po jakim okresie niszczy się dokumenty?

Każda firma oraz instytucja zobowiązana jest do przechowywania dokumentów przez określony czas zgodnie z przepisami prawa. Okres przechowywania dokumentacji zależy od jej rodzaju oraz regulacji wynikających z przepisów podatkowych, prawa pracy czy RODO. Nieprzestrzeganie zasad dotyczących archiwizacji i niszczenia dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz finansowych. W tym artykule wyjaśniamy, po jakim czasie należy niszczyć dokumenty, aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak długo przechowywać dokumenty?

1. Dokumenty księgowe i podatkowe
   Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Do tej kategorii należą:
   • faktury VAT,
   • księgi rachunkowe,
   • deklaracje podatkowe,
   • ewidencje VAT,
   • dowody księgowe (np. wyciągi bankowe, raporty kasowe).
2. Dokumenty kadrowe i płacowe
   Przechowywanie dokumentacji pracowniczej reguluje Kodeks pracy. Dokumenty kadrowe, w zależności od daty zatrudnienia pracownika, przechowuje się:
   • 50 lat – dla umów zawartych przed 1 stycznia 1999 r.,
   • 10 lat – dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 r.
   Dokumenty te obejmują:
   • akta osobowe pracowników,
   • listy płac,
   • ewidencję czasu pracy,
   • dokumentację związaną z ZUS.
3. Dokumenty kadrowe i płacowe
   Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO), dokumenty zawierające dane osobowe powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu, w jakim zostały zgromadzone. Po tym okresie należy je niezwłocznie zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
4. Dokumenty dotyczące działalności gospodarczej
   Inne dokumenty, takie jak umowy handlowe, protokoły z kontroli czy dokumentacja techniczna, mogą mieć różne okresy przechowywania w zależności od ich charakteru i zapisów umownych. Warto jednak zachować je przez co najmniej 5 lat na wypadek ewentualnych sporów prawnych.

Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?

Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumenty należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Można to zrobić poprzez:

• Użycie profesjonalnych niszczarek (rekomendowane niszczarki o klasie P-4 i wyższej),
• Zlecenie niszczenia wyspecjalizowanej firmie, która wystawia certyfikat potwierdzający prawidłowe zniszczenie dokumentów,
• W przypadku dokumentów cyfrowych – nadpisanie danych lub fizyczne zniszczenie nośników w wyspecjalizowanej Firmie.

Podsumowanie

Okres przechowywania dokumentów różni się w zależności od ich rodzaju i obowiązujących przepisów. Ważne jest, aby przestrzegać ustawowych terminów archiwizacji, a po ich upływie niszczyć dokumenty w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.
Jeśli Twoja firma potrzebuje profesjonalnej obsługi w zakresie niszczenia dokumentów, skontaktuj się z nami – zapewniamy bezpieczne i zgodne z prawem usługi niszczenia dokumentacji.